以前、薬品台帳は、手書きでないと公簿として認められないといわれていたが、コンピュータで打ち出した台帳も可となった。公簿として認められる条件は以下の通りである。

・薬品ごとに、購入・使用の年月日、購入・使用・現在の量、締めが明記されていること。
・保管管理者（取扱責任者または使用責任者）と、管理責任者の印があること。学校現場の場合、保管管理者は主として化学の教諭、管理責任者は学校長。

　薬品台帳の様式は特に定められたものはなく、「様式第87号」（事務室で消耗品出納簿などに使用）などを元に、薬品の使用状態、在庫管理が明確になるよう各学校で工夫・改良すればよい と思われる。記載方法を変更する場合は、変更内容を明記する。
　薬品の量については質量・容量どちらでもよいが、風袋込みの場合は台帳に明記しておく。購入した際にビンにも購入年月日、風袋込みの重量を記入しておくとよい。台帳は年度毎に締めをする。
　毒劇物台帳だけでなく、できれば一般薬品台帳も用意したい。
　「薬品使用メモ」などを別に用意しておき、薬品を使用した場合はメモを残してもらうようにすると便利である。また、使用した薬品を直接薬品庫に返却せず、使用量を確認する。

薬品使用メモ　

　薬品を使用するたびに書き込むメモ用紙で、使用日・薬品名・使用量・使用目的・使用者名などがわかるようなものがよい。使用した者がその場で記入できるよう、準備室か薬品室に備えておく。

例１）

 例２）

例３）

薬品使用メモ　　化学科

例４）

薬品使用量控

※劇毒物、一般試薬ともに記入してください。

薬品台帳　

　薬品使用台帳や納品書をもとに在庫量をチェックし記録する。試薬受入日は事務と合わせる。
　在庫調べや台帳の整理は、月毎、学期毎、年２回など学校の事情によりさまざまである。

例１）

薬品名（　　　　　　　　　　）

例２）

例３）

コンピュータ（エクセル）を利用した例